Die richtige Verwendung des Unternehmenswissens und somit das richtige Informations Management sichern wertvolle Konkurrenzvorteile, wie Kundenzufriedenheit und Marktüberblick. Zugleich ermöglichen sie fundierte Unternehmensentscheidungen und gewährleisten dadurch langfristigen Erfolg. Voraussetzungen hierfür sind ein ganzheitliches Konzept und der Einbezug jeder einzelnen Abteilung, jedes Aufgabenbereiches und jedes einzelnen Mitarbeiters. Drivve | XBS bietet Ihnen Dokumenten Management, Archivierung, Kontakt und Workflow Management aus einer Hand.
Drivve | XBS lässt Ihnen Zeit für das Wesentliche: Die Steuerung des Unternehmens.
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Dokumenten ManagementFinden, statt suchen!
Siehe sämtliche SpezifikationenDrivve | XBS optimiert Ihre Dokumentenablage: Von der Erstellung über die Verwaltung bis hin zu Archivierung und Versionskontrolle – alles perfekt in Ihre IT-Landschaft integriert und innerhalb einer ansprechenden graphischen Oberfläche umgesetzt.
Dabei archivieren Sie mit Drivve | XBS nicht nur gescannte Belege, sondern auch elektronisch erstellte Dokumente, wie beispielsweise E-Mails. Sie betätigen bei Empfang und Versand von geschäftskritischen E-Mails eine in Ihrem E-Mail Programm integrierte Drivve | XBS Schaltfläche. Der Datensatz wird auf diese Weise automatisch archiviert.
Drivve | XBS stellt alle Dokumente vor der revisionssicheren Archvierung, entsprechend der gesetzlichen Vorgaben (u.a. GDPdU, AO und GoBS), in den richtigen Unternehmenskontext. Dies bedeutet, dass zum Dokument begleitende Informationen wie Absender, Ihr Aktenkennzeichen und Ihre bisherige Ablagesystematik hinzugefügt werden.
So bildet Drivve | XBS zum einen Ihre physikalische Ablagesituation ab. In Schränken können Sie Ordner einstellen und diese wiederum mit Registern versehen. Das besondere dabei ist, dass ein digitaler Ordner in mehreren digitalen Schränken vorhanden sein kann.
Beispielsweise möchten Sie den Ordner Debitoren / Kunden, sowohl im Schrank Finanzbuchhaltung als auch im Schrank Allgemeine Korrespondenz einstellen. Mit Drivve | XBS können Sie dies leicht verwalten und zusätzlich noch Rechte an den einzelnen Schrank-Ordner-Verbindungen einstellen. Das bedeutet, Ihre Finanzbuchhaltung sieht möglicherweise beide Ordner, andere Abteilungen nur den aus dem Schrank Allgemeine Korrespondenz.
Zum anderen archiviert Drivve | XBS Professional einen Datensatz verknüpft mit einer Adresse, einem Unternehmen, einem Ansprechpartner oder einem Workflow. So finden Sie archivierte Dokumente sowohl über Ihre altbewährte Ablagesystematik wieder, als auch über Verknüpfungen zu relevanten Datensätzen.
Das Motto von Drivve | XBS lautet "Finden, statt suchen!". Abhängig von Position und Aufgabengebiet verbringen manche Arbeitnehmer mehr als ein Viertel der Arbeitszeit mit der Dokumentensuche. Die einfachen und zugleich leistungsfähigen Suchfunktionen von Drivve | XBS machen hiermit Schluss. Um Daten zu finden haben Sie die Möglichkeiten der Volltextsuche, der Feldsuche und der Attributsuche. Dabei können Sie den Bereich, in dem Sie suchen möchten, beispielsweise nach Datum, betroffenem Unternehmen oder Ablagepfad, einschränken. In Drivve | XBS finden Sie Dokumente nicht nur entlang des Ablagepfades wieder, sondern ebenfalls anhand von Dokumentennummer, Datumsbereich oder Ersteller.
E-Mail-Archivierung
Die zunehmende Kommunikation via E-Mail erhöht die Anzahl der geschäftskritischen Informationen, die in Form einer E-Mail archiviert werden müssen. Laut dem Marktforschungsunternehmen Gartner sind 75% des Wissens eines Unternehmens in E-Mail-Ordnern gespeichert.
Drivve | XBS hilft Ihnen, dieses Wissen zu nutzen und geschäftskritische E-Mails revisionssicher zu archivieren. So betätigen Sie bei Empfang und Versand von geschäftskritischen und relevanten E-Mails eine in Microsoft Outlook integrierte Drivve | XBS Schaltfläche. Der Datensatz wird auf diese Weise automatisch innerhalb von Drivve | XBS archiviert. Wie bei anderen Datensätzen wählen Sie innerhalb von Drivve | XBS nur noch Verknüpfungen und Ablagesystem aus und archivieren die E-Mail auf diese Weise schnell, einfach und systematisch.
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AktenverwaltungQuod non in actis, non in mundo.
Die Aktenverwaltung ist die Schaltzentrale zur Strukturierung Ihrer Projekte, Aufträge und Verwaltungsvorgänge. Dokumente (Briefe, Faxe, E-Mails, Belege) können neben ihrer Einordnung in das allgemeine Ablagesystem zusätzlich innerhalb einer Akte abgelegt werden, sodass Ihnen sämtliche relevanten Informationen zu einem Projekt oder Vorgang auf einen Mausklick hin angezeigt werden. Dabei gibt es Haupt- und Unterakten, um zusammenhängende Vorgange zu visualisieren.
Siehe sämtliche Spezifikationen Sie verknüpfen beliebig viele Unternehmen und Ansprechpartner mit einer Akte bzw. einem Projekt und haben so jederzeit den Überblick, welche Personen mit dieser Akte in welcher Funktion verbunden sind. Auf diese Weise können Sie Dokumente und Ansprechpartner eines Projektes oder eines anderen Vorgangs wie Objekte bei Hausverwaltungen oder Touren bzw. Fahrzeuge bei Speditionen anhand der Akte finden, ohne die Ablagestruktur im Unternehmen zu kennen. Natürlich können Sie Ihre Kontakte und Dokumente bei Bedarf auch mit mehreren Akten in Drivve | XBS verbinden, ohne dass Speicherplatz verloren geht.
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Rechtesystem Sicher ist sicher.
Drivve | XBS verfügt über ein schlüssiges, umfangreiches Rechtekonzept, das die Einrichtung unternehmensspezifischer Richtlinien ermöglicht. Sie können Rechte für Datensätze gruppenbasiert, personenbasiert und rollenbasiert vergeben. Auf diese Weise können Sie beispielsweise einen Schrank für die Abteilung Finanzbuchhaltung freigeben, während bestimmte Ordner in diesem Schrank nur von der Abteilungsleitung und Geschäftsführung eingesehen werden dürfen. Wird eine neue Person als Abteilungsleiter eingesetzt, so müssen die vorhandenen Rechte nicht geändert werden, da sie sich auf die Position im Unternehmen (Rolle), nicht auf die Person beziehen. Natürlich sind personenbezogene Rechte ebenfalls möglich.
Siehe sämtliche Spezifikationen Diese Rechtevergabe kann sowohl individuell als auch automatisch geschehen und bezieht sich auf verschiedene Zugriffsstufen, wie beispielsweise lesen, verändern und löschen.
Bei Drivve | XBS profitieren Sie außerdem von prozessorientierten Rechten. So vergibt Drivve | XBS automatisch die notwendigen Rechte, die eine Person benötigt, um eine ihr zugewiesene Aufgabe innerhalb eines Workflows zu erfüllen.
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Web-ClientDie Welt ist klein.
Durch das Einloggen in das Intranet Ihres Unternehmens können Sie über die Drivve | XBS Web Recherche an jedem Ort Informationen aus Ihrem Dokumenten Management abrufen. Um die Sicherheit der Web Recherche zu gewährleisten, wird der Zugang durch Passwortvergabe geschützt.
Siehe sämtliche Spezifikationen Auf diese Weise haben Sie Ihre Kontakte, Dokumente und Akten tatsächlich immer zur Hand – sofort und überall. Alles, was Sie benötigen, ist ein Internetzugang und schon lesen Sie den letzten abgeschlossenen Vertrag, schlagen eine Rechnung nach oder finden die Telefonnummer eines wichtigen Kunden – sowohl im Besprechungsraum nebenan, als auch im Konferenzzentrum mitten in New York.
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Kontakt Management Pflegen Sie Ihr Netzwerk.
Drivve | XBS bietet Ihnen ein ausführliches Kontaktmanagement, innerhalb dessen Sie Ansprechpartner, Kunden und Lieferanten detailliert erfassen und verwalten können. Aus der Kontaktmaske heraus können Sie Ihre Kontakte anrufen, anschreiben oder ihnen mailen bzw. ein Fax schicken. Sämtliche mit einem Unternehmen oder Ansprechpartnern in Beziehung stehenden Dokumente werden Ihnen auf einen Mausklick hin angezeigt. Querbeziehungen zwischen Unternehmen und Personen werden ebenso deutlich wie Bearbeiter, Version oder Zuständigkeiten bezüglich jedes einzelnen Datensatzes.
Siehe sämtliche Spezifikationen Informationen über Ihre Kundenbeziehungen sichern eine individuelle Betreuung und ermöglichen so rentable und langfristige Kundenbeziehungen. Mit Drivve | XBS sehen Sie zu jedem Kunden die Notizen des letzten Gespräches (mit Ihrem Kollegen!), seine Einstufung als A-,B- oder C-Kunde, die mit ihm verknüpften Arbeitsprozesse und noch viel mehr. So können Sie jede spontane Reaktion am Telefon auf fundierte Informationen stützen. Eine Kernkompetenz, die nicht nur viel Geld sparen kann, sondern vor allem zu einer individuellen Kundenbetreuung und damit fast unweigerlich zu mehr Kundenzufriedenheit führt.
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Kommunikation Reden ist Silber, Schreiben ist Gold.
Ein Weg zu einer starken, effizienten Kundenbindung ist die hochwertige, individuelle und dennoch zeitsparende Kundenansprache. Drivve | XBS bietet Ihnen daher die Möglichkeit, direkt aus einem Kontaktdatensatz heraus eine Kommunikation zu verfassen und diese beispielsweise nach Word, Outlook oder Tobit David zu exportieren.
Siehe sämtliche Spezifikationen Innerhalb von Drivve | XBS bereiten Sie den Text zunächst aus Textbausteinen vor und ergänzen diese je nach Notwendigkeit. Ebenso können Sie vollständige Anschreiben als Vorlagen hinterlegen. Automatisch ergänzt Drivve | XBS die richtige Ansprache, Titel, Adresse und weitere Kontaktdaten des Kommunikationspartners. Auf diese Weise standardisieren Sie die Erstellung von Briefen, E-Mails und sogar Serienbriefen sowie Newslettern.
Zum Schluss verknüpfen Sie relevante Dokumente als Anlage zu Ihrer Korrespondenz und Drivve | XBS protokolliert die Information, dass Dokumente als Anlage verwendet werden. So haben Sie stets den Überblick, welche Dokumente Sie wann an wen verschickt haben und können Dokumente zusätzlich zur Ordnersystematik ganz einfach über den Kontakt recherchieren. Hinsichtlich Nachvollziehbarkeit und Dokumentationspflicht mancher Branchen ist hier Sorge getragen.
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Workflow Management Do it yourself.
Drivve | XBS bietet Ihnen Workflows für standardisierte Geschäftsprozesse und lässt sich unternehmensspezifisch individualisieren. Hinzu kommen ein leistungsstarkes Umlaufmanagement und eine detaillierte Rechtevergabe.
Siehe sämtliche Spezifikationen Jeder Prozess in Ihrem Unternehmen ist einzigartig. Mitarbeiter sind perfekt aufeinander abgestimmt, jeder kennt die Stärken und Schwächen des anderen. Nur manchmal wissen Sie nicht so ganz genau, was Ihr Kollege da eigentlich gerade treibt. Das hat nun ein Ende. Softwarelösungen halten von Ihnen individuell definierte Prozesse fest und jeder Mitarbeiter bekommt auf Knopfdruck die ihm zugewiesenen Verantwortlichkeiten auf den Bildschirm. Durch das Abhaken der erledigten Schritte im Softwaresystem können Sie jederzeit nachverfolgen, wo der Prozess gerade steht und ob alle Fristen eingehalten werden.
Sie modellieren den Prozess frei auf Ihrem Computer entsprechend Ihren Erfahrungen. Nun sind die einzelnen Schritte festgehalten und ein Standard wurde festgelegt – der Prozess wird automatisch bei Bedarf ausgelöst. Zusätzlich können Sie Ihre Workflows mit Prioritäten in eine Dringlichkeitshierarchie einordnen und Pflichtfelder hinterlegen, sodass kein noch so kleines Detail übersehen oder vergessen wird.
Beispiele für Standardprozesse sind: Rechnungseingangsprüfung, Auftragseingang, Bestellung / Einkauf, Genehmigungsverfahren (Urlaubsanträge, Bedarfsanforderung).
Standardisierte Prozesse vermeiden Fehlerquellen, wie missverständliche Kommunikation. Unternehmenswissen und Informationen werden optimal genutzt und das Rad muss nicht immer wieder neu erfunden werden. So setzen Sie Ressourcen für das Kerngeschäft frei! Transparente Unternehmensabläufe zeigen Verbesserungsmöglichkeiten direkt auf. Fristenüberschreitungen gehören der Vergangenheit an. Der richtige Weg zu mehr Effizienz und Erfolg!