Drivve Deutschland

Wenn Sie bis hierhin vorgedrungen sind, dann möchten Sie ganz genau wissen, welche Funktionen Drivve | DM Ihnen bietet. Bisher haben wir bereits das flexible Indizieren, Verwalten und Suchen von Dokumenten immer mal wieder angeschnitten, doch der Teufel steckt bekanntlich in den Details. Sie müssen nun entscheiden, ob Drivve | DM das optimale Dokumenten Management für Ihr Unternehmen ist und dafür benötigen Sie genaue Spezifikationen. Wir haben uns an dieser Stelle viel Mühe gegeben möglichst viele, eindeutige Funktionalitäten aufzulisten. Sollten dennoch Fragen unbeantwortet bleiben – dann melden Sie sich doch bei uns. Wir sind ganz in Ihrer Nähe.

Datenbank

Speicher

• Setzt auf einem besonders schnellen C++ Datenbank Kernel für die wichtigsten Ablage- und Abfragefunktionen auf
• Die zugrundeliegende objektorientierte Datenbank wurde extra für Dokumenten Management entwickelt
• Volumenbasierte Archivierung in Kontainern ermöglicht die optimale Ablage Ihrer Dokumentendaten, da die Datengröße niemals die Leistung des Systems beeinflusst, wenn die Datenbank verschiedene Kontainer einer vordefinierten Größe verwaltet
• Die Anwendung eines Incremental Back-ups sichert Ihre Daten einfach, besonders schnell und effizient, da sich nur der zuletzt entstandene Datenkontainer ändert. Hat ein Kontainer einmal seine vordefinierte Größe erreicht, ändert sich sein Inhalt nicht mehr.
• Kontainerzugriff on demand minimiert die Wahrscheinlichkeit von Datenverlust oder -veränderung im Falle eines Systemzusammenbruchs (Hardwarefehler oder Zusammenbruch der Energiezufuhr)
• Speicherplatz für eine nicht-limitierte Anzahl an Dokumenten
• Dateninhaltstrennungstechnologie: Trennung von CI Dokumenten (Coded Information), NCI Dokumenten (Non Coded Information) und Metadaten (Indexdaten). Mit einem Containersatz für jeden Typ bleibt die Metadaten Suchleistung von der Dokumentengröße unbeeinträchtigt.

Sicherheit

• Kontainerbasierte Archivierung garantiert höchste Sicherheit
• Enthaltene Benutzerverwaltung mit der Möglichkeit, unendlich viele Benutzer anzulegen
• Gruppenbasierte Rechte: Definieren Sie unendlich viele verschiedene Gruppen und Untergruppen mit spezifischen Rechten
• Rollenbasierte Rechte: Definieren Sie Zugangsrechte basierend auf Rollen anstatt von Gruppen
• Rechte-Templates: Definieren Sie Rechte-Templates für Stereotypen und weisen Sie diese Benutzern und Gruppen zu

Dokumenten Management

• Archiviert jeden Dateityp (E-Mail, Microsoft Office Dokumente, PDF, CAD etc.)
• Versionskontrolle
• Verwaltung von Dokumententwürfen und Freigaben von Dokumenten.
• Dokumentenfreigabe
• Auslauf der Gültigkeitsperiode
• Versionskontrolle (minor und major)
• Document Lifecycle Management
• Sicherheits und Benutzermanagement mit Benutzern, Gruppen und Rollen
• An Dokumentenebenen angepasste Sicherheitsstufen
• Check-in/Check-out
• Protokollierung jeglicher Änderungen - wer, was, wann
• Volltextsuche über alle Daten des Systems
• Suche nach Teilbegriffen wie "beginnt mit", "endet mit", "enthält"
• Kontextorientierte Suchmaschine
• Intelligentes Posteingangsmanagement
• Compliance durch Beachtung aller juristischen Regelwerke (Sarbanes-Oxley, GDPdU, FDA Kapitel 11, GoBS, GLP Compliance, GMP Compliance)
• Revisionssicherheit durch Einhaltung von HGB, ZPO, AO und BDSG
• Zugriffsbeschränkung auf Inhaltsbasis
• Automatische Verteilung von Workflows
• Automatische Back-up Funktion
• Schnittstellen zu ERP Systemen
• Import- und Exportmöglichkeit für Dokumente mittels COLD
• Hierarchische Verwaltung der Archivierung
• Keine Begrenzung für Dokumentengröße oder -anzahl
• Optimales Kosten-Nutzen Verhältnis
• Konzept eines ganzheitlichen Systems vereinfacht die Installation
• Vollintegrierte Datenbank als Teil des Systems
• Keine Notwendigkeit von Lizenzen für Drittapplikationen
• Offene Schnittstellen erlauben schnelle und einfache Kommunikation mit Drittapplikationen
• Jegliche Änderung oder Manipulation archivierter Dokumente und Datensätze ist ausgeschlossen
• Alle relevanten Systemaktivitäten werden protokolliert

Aktenverwaltung

• Verwaltung von Dokumentverknüpfungen (Hyperlinking)
• Klassifizierung von Projekten und Akten
• Stufenweise Ordnung durch Akten und Unterakten
• Verwaltung der Projektdauer oder Aktenlaufzeit
• Automatische Importfunktion für Daten aus externen Systemen
• Volltextsuche
• Kontextorientierte Suche

Workflow Management

Ein Workflow Management ermöglicht Ihnen die Erstellung individueller Workflows, um wichtige Geschäftsprozesse zu optimieren und automatisieren. Informationen werden dabei systematisch von Benutzer zu Benutzer geleitet. Prioritäten und Fristen regeln die rechtzeitige Erledigung aller Aufgaben. Workflows helfen Ihnen, Prozesse zu definieren, zu optimieren und damit erheblich Zeit zu sparen.

• Persönlicher Postkorb
• Workflowsteuerung und Prozessverwaltung
• Workflow-Benachrichtigungsservice
• Individuelle Vergabe eines Workflow-Betreffs
• Fristenüberwachung und Warnmeldeservice
• Datensatzjournal zeigt Änderungen und Bearbeiter am Datensatz
• Notizfunktion
• Standardisierte und individuelle Workflowsteuerung
• Verknüpfung zugehöriger Dokumente und Akten zu einem Workflow
• Weiterleitung von Datensätzen via E-Mail
• Umfassendes Rechtekonzept
• Priorisierung einzelner Workflows
• Anpassung der Workflowübersicht an die Prioritäten der Workflows

Intuitive Indizierung

Die Indizierung von Dokumenten, meist dazu verwendet, das Wiederfinden zu erleichtern, kann im einfachsten Fall nur auf Basis einer Dokumentnummer erfolgen, in der Regel bedarf es aber weiterer Suchkritierien, die zum einen aus den zugeordneten Indexdaten und zum anderen aus dem Dokumentinhalt stammen können. Von besonderer Wichtigkeit für das schnelle Wiederfinden ist das Einrichten einer Index-Topologie.

• Automatische Klassifizierung
• Automatische Gewinnung und Kategorisierung von Metadaten
• Ordnerstrukturen und Inhalt für Projektpläne
• Möglichkeit zur Erstellung, Pflege und Integration eines Thesaurus
• Objektorientierte Indizierung
• Formularverwaltung
• Erlaubt eine intuitive Ablagestruktur

Benutzerfreundlichkeit

Heutzutage kann das Wiederfinden von Dokumenten eine schwierige Aufgabe sein, denn der Benutzer muss dazu oft die eindeutige Nummer des Dokuments haben, sodass das System das zugehörige Dokument finden kann. In flexibleren Umgebungen lassen sich auch Suchen nach Teilbegriffen verwenden, die eine Liste von Treffern liefern.

Mit Drivve | DM können Sie beliebige Suchbegriffe in verschiedenen Kombinationen verwenden. Diese Suchbegriffe werden nach Wunsch sowohl im Volltextindex als auch in den zugeordneten Indexdaten gefunden - gleichgültig in welchen Indexfeldern der Begriff vorkommt. Der Benutzer muss also nicht wissen, wo der Suchbegriff steht.

• Ablagepläne: Klassifizieren und ordnen Sie Datensätze basierend auf vordefinierten Plänen und standarisierten Strukturen
• Typen-basierte Pläne: Klassifizieren und ordnen Sie Datensätze basierend auf vordefinierten Dokumententypen
• Automatisiertes Lifecycle Management: Plan-, Inhalts- und Metadatenänderung basierend auf einfachen Regeln
• Automatisches Paginieren / Nummerieren von Dokumentenseiten
• Aufbewahrungs- und Archivierungsregelwerk
• Verfügbarkeit: Verwaltung der Archivierung, Übertragung des Zugriffs sowie des Löschens von Dokumenten basierend auf einem Regelwerk.
• Einfache Suche über Volltext, Inhalte, Ablageplanstrukturen, Projektverwaltungs- oder Aktenverwaltungskategorien und -typen hinweg
• Flexible, intuitive Indizierung
• Eine Suchmaske für alle Dokumente
• Suche unterschiedlicher Formate
• Extrem schnell und exakt einstellbar
• Benutzerfreundlichkeit erhöht die Produktivität
• Präzise Informationen führen zu höherer Qualität
• Vollständigkeit der Information reduziert Kosten
• Sichert Ihre Investition

Installation

• Serverseitige Installation in 15 Minuten
• Keine Client Installation notwendig
• Kein komplexes Datenbankwissen notwendig
• Datenbank ist im Server Setup enthalten
• Leicht zu verwaltende Back-up Struktur

Administration

• Zentrale Administrationssuite
• Webbasierte Administration
• Definieren Sie Benutzer, Gruppen und Rollen
• Entwerfen Sie Ablagestrukturen, Schränke- und Aktentypen
• Definieren Sie Rechte und verteilen Sie diese

Skalierbarkeit

• Multi-Tier Architektur unterscheidet Client, Server und Infrastruktur Komponenten
• Sowohl der Administrator als auch der Benutzer greifen mittels Internet Protokoll auf Authentifizierungs-, Inhalts- und Workflowserver über einen Kommunikationskanal zu
• Die Servermodule kommunizieren direkt mit Speichersystem, Datenbank und Benutzerverzeichnis. Dadurch erhält das System maximale Sicherheit bei einfacher Skalierbarkeit.
• Die Verteilung der Servermodule auf mehrere Computer sichert hohe Leistung an allen Arbeitsplätzen (workstations)

Datenschutz

Dokumentensicherheit ist in jeder Anwendung zur Verwaltung von Dokumenten äußerst wichtig und die heutigen Voraussetzungen für Revisionssicherheit und Compliance können abhängig vom Inhalt eines Dokuments ziemlich kompliziert sein. Drivve | DM hat ein Rechte-Management Modul, das einem Administrator ermöglicht, den Zugriff auf Dokumente durch Typen von festgelegten Benutzern und Gruppen zu gewähren.

• Zugrundeliegende Architektur bietet ein hohes Maß an Sicherheit gegen unerlaubten Datenzugriff
• Die Datenbank ist eingeschlossen im Authentifizierungsvorgang
• Die Identifikation einzelner Benutzer sowohl über das Drivve | DM log-in als auch das Single log-in mit automatischer Windows Authentifizierung ist absolut sicher
• Zusätzliche Sicherheitsfunktionen sind verfügbar, die besonders sensible Dokumente sogar vor dem Zugriff durch System Administratoren schützen
• Zusätzlicher Schutz gegen Manipulation erfolgt durch die detaillierte Aufzeichnung und Vorhaltung aller Systemänderungen
• Drivve | DM schützt Sie effektiv vor Datenverlust